【自治体・行政のkintone地図BI活用】地区別の相談件数・申請数を可視化して、住民サービスの空白を埋める

「あの地区はよく来るが、こちらの地区は来ない」——それが問題のサインだ

市役所の福祉課には毎日、相談窓口に市民が訪れる。担当職員は「最近、北部の地区の方がよく来る」「南の地区は意外と来ない」という印象を持っている。しかし、その印象が本当に正しいかどうかを確認する手段がない。

kintoneには相談件数、相談内容の分類、申請書類の受付記録が入力されている。しかし、それを地区別に集計するには、庁内のシステム担当者に依頼するか、自分でCSVエクスポートして集計する必要がある。「相談が少ない地区＝サービスが届いていない地区」という可能性に気づいても、数字として確認するまでに数日かかる。

その数日の間、問題を抱えているかもしれない住民は、窓口に来る方法も知らず、支援を受けられないままでいる。

「来ない」のは問題がないからではない

相談が来ない地区には、大きく2つの可能性がある。一つは本当に問題が少ないケース。もう一つは、問題を抱えているにもかかわらず、窓口の存在を知らない・交通アクセスが悪い・相談することへの心理的ハードルが高いというケース。

後者の地区を早期に発見し、出張相談会の開催や広報強化の対象とすることが、行政サービスの公平性を保つための核心だ。しかし、「どの地区で件数が少ないか」を日常業務の中で継続的に確認できていなければ、この判断は下せない。

市区町村・地区別の相談件数を、ボタン一つで地図表示

地図BIプラグインは、kintoneの相談管理アプリの一覧画面に「地図集計を開始」ボタンを追加する。押すだけで、相談者の住所フィールドから抽出した地区情報（市区町村単位）を集計し、コロプレス地図として表示する。

市区町村レベルで集計すれば、どの市区町村からの相談が多く、どこが少ないかが色の濃淡で一目瞭然になる。

集計モードを「件数」から「平均」に切り替えれば、相談1件あたりの対応日数の平均をエリア別に確認できる。「この地区は受付から解決まで日数がかかりすぎている」という問題も地図から浮かび上がる。

複数の課が連携して「サービス空白地帯」を共有できる

地図BIプラグインは、アクセス権限を設定することで、特定のグループ（課長以上・係長以上など）だけに集計機能を表示させることができる。

福祉課・子育て支援課・高齢者支援課がそれぞれ同じkintoneアプリを参照しながら、「北部地区は子育て相談は多いが高齢者相談が極端に少ない」というクロス分析ができれば、縦割りを超えた連携施策の立案が可能になる。

月次の住民サービス会議で、コロプレス地図をスクリーンに映しながら「来月の出張相談会をこの地区に設定する」という意思決定が、データに基づいて行われるようになります。それが「住民に届く行政」への第一歩となります。

住民の個人情報は絶対に外部に出さない

行政が保有する住民情報は、個人情報保護の観点から最も厳格に管理されなければならない。相談内容、申請内容、住所情報——これらが外部に漏洩した場合の影響は計り知れない。

地図BIプラグインは、kintoneから取得したデータをブラウザ上でのみ処理する。住民の個人情報が外部サーバーに送信されることはない。地図の描画にはPONS LLCが管理するサーバーを使用するが、住民データはそこには含まれない。

官公庁・自治体レベルのIT審査基準を満たすこのセキュリティ設計は、情報政策担当部署の承認を得るための根拠になる。

行政DXの第一歩は「自分たちで集計できること」

地図BIプラグインは買い切りライセンスだ。月額費用は発生しない。自治体の予算審議においても、単発の支出として計上できる導入コストは、継続的な委託費や月額ツール費と比べて審議を通しやすい。

「集計は外部の専門業者に頼む」から「職員自身がボタンを押して確認する」へ。その変化が、住民サービスの改善サイクルを加速させます。データに基づいた行政運営を実現することをご検討ください。