【障がい福祉のkintone活用】訪問支援の記録を「地図」と「手書き」と「電子署名」で現場完結させる方法

障がい福祉の訪問支援では、利用者の自宅を訪問し、支援記録を残し、同意書を取得することが重要です。kintoneで訪問記録を管理するのは有効ですが、現場では「訪問ルートが非効率」「モニタリング記録を帰庁後に改めて入力しなおす」「同意書が紙の山になる」というニーズが出てきます。

訪問ルートを「地図」で可視化する

担当利用者が市内全域に点在しているため、効率的な訪問順序を組むのが困難です。kintoneの一覧画面に住所が文字で並んでいるだけでは、新人職員が「今日の訪問先がどの方向にあるのか」「午前と午後で移動距離はどれだけか」を把握しにくく、結果として非効率な動線を組んでしまいます。

地図表示機能を使えば、利用者の自宅を地図上にピンで表示できます。モニタリングが必要な利用者を赤、それ以外を青と色分けすれば、地図を見るだけで「今月はどのエリアに訪問が集中しているか」が一目瞭然です。新人職員でも地図を見ながら効率的なルートを組み立てられるようになります。

訪問先での記録入力を「手書き」と「電子署名」で現場完結させる

訪問現場での写真撮影と記録入力を、その場で完結させることが重要です。手書きメモ機能を使えば、利用者宅で撮影した写真をタブレット画面に表示し、その上に直接「ここに手すりが必要」「この段差が危険」と書き込めます。帰庁後に文字で転記する必要がなく、訪問時のニュアンスが完全に残ります。

個別支援計画や重要事項説明書の同意が必要な場面では、白紙の署名欄をタブレット画面に表示し、利用者や家族にその場でサインしてもらうだけです。署名はkintoneレコードに直接保存されるため、「紙で署名をもらう → スキャンする → ファイリングする」という手間が完全になくなります。

訪問スケジュール管理と現場記録を一つのシステムで完結させる

地図で訪問先を効率的に見つけ、その場で記録と署名を完結させることで、事業所に戻ってからの転記作業がゼロになります。サービス管理責任者は、地図を見ながら「どのエリアにモニタリングが必要か」を把握し、チーム全体の訪問計画を視覚的にマネジメントできるようになります。

個人情報保護と予算効率を両立させる

障がい福祉事業所は、利用者の障がいの種別、生活状況、医療情報といった機密情報を扱うため、データが外部サーバーに送信されることは許されません。PONS LLCのプラグインは、すべての処理がブラウザ内とkintone環境内だけで完結し、外部への通信がありません。

また、完全買い切り制であるため、職員が増員されても月額費用は増えません。非常勤職員を含む複数の事業所の職員が利用しても、ランニングコストは変わりません。限られた福祉予算を有効活用できます。