【司法書士事務所向けkintone活用】現場の確認と契約管理を「地図」と「手書き」で一元化する

司法書士業では、複数の物件を視察し、状況をメモ記録し、契約内容を確認することが重要です。kintoneで案件管理をするのは有効ですが、現場では「物件の位置を地図で確認したい」「確認内容を写真に直接記録したい」というニーズが出てきます。

物件を地図で一元管理する

複数の物件を扱う場合、「今日は何件の物件を視察するのか」「移動ルートは最短か」を毎回確認するのが手間になります。

地図プラグインを使うと、各物件の位置をピンで地図上に表示できます。案件ステータスに応じてピンの色を変えれば、「この赤いピンは要注意」「この青いピンは進行中」といった区別が一目で分かります。

ピンをクリックすればポップアップで物件の詳細情報が表示され、そこからGoogleマップへのルート案内に進めます。訪問効率が向上します。

現場確認を「写真に直接記録」する

現場での確認内容を単に「外壁に損傷」と文字で記入するだけでは、状況が十分に伝わりません。

手書き機能を使えば、現場の写真に直接赤ペンで矢印を引き、「ここが破損」「この部分に注目」と記入できます。確認内容が視覚的に記録されるため、チーム内で「どこに何があるのか」が直感的に理解できます。

また、図面に重要なポイントをマーキングしておけば、「どこを確認したのか」が明確に記録されます。

契約確認を電子署名で確保する

契約確認時に、関係者のサインが必要になります。紙だと「誰がいつ確認したのか」が後で分からなくなることがあります。

電子署名機能を使えば、契約書にタブレットでサインを取得し、kintoneに記録できます。「この契約を誰が確認したのか」が電子的に確定するため、後日のトラブル対応が容易になります。

エリア別に案件傾向を分析する

複数エリアを扱う司法書士事務所の経営層にとって「どのエリアで案件が多いのか」「どの地域に注力すべきか」という傾向を把握することは、営業戦略に役立ちます。

地図BIプラグインを使うと、市区町村ごとに案件件数を集計し、地図上に色濃く表示できます。「このエリアの案件が集中している」という傾向が見えれば、営業リソースを配分できます。

案件管理と顧客対応を両立させるシステム

司法書士業では「正確な確認」と「効率的な移動」が信頼につながります。kintoneで案件管理をしつつ、地図で訪問効率を高め、手書きで確認内容を明確に記録すれば、案件管理の質が向上します。