【在宅医療の課題解決】kintoneと地図・手書きで、訪問記録を「現場の実態」として残す方法

在宅医療の現場で、kintoneを導入された方なら、一度は「なんか足りないな」と感じる瞬間があるのではないでしょうか。

kintoneは、誰が、いつ、何を対応したかというプロセス管理には非常に優れています。しかし、実際に訪問した現場の「立体的な状況」や「手書きによるニュアンス」まで記録するのは至難の業です。

薬剤師が在宅で患者様を担当する場合、単なるテキスト入力だけでは、重要な情報が抜け落ちがちです。

「昨日の訪問では、リビングの隅にワゴンを置くスペースがなかった」「この点滴ラックの裏側に収納スペースがある」といった、現場の環境や、患者様やご家族とやり取りした瞬間の気づきは、テキストでは伝えきれない「実態」です。

特に、複数の地域を回る訪問管理では、その日の移動ルートの最適化や、どこにどの件数が集中しているかの俯瞰的な把握が求められます。

今回は、kintoneの基本的な管理機能に、「地図」と「手書き」という、現場のリアリティを補完する機能を追加することで、どのように業務効率と記録の質を飛躍的に向上させるか、具体的なステップを見ていきましょう。

１. 羅列された住所リストから「最適な訪問ルート」を描く

在宅訪問の場合、担当する患者様のリストは、単なる住所の文字列の羅列になりがちです。

しかし、これをそのまま担当者が受け取ると、「今日はこの順序で回るべきか？」「このエリアは重複して訪問していないか？」といったルート計画の段階で、改めてGoogleマップを開く作業が必須になります。

kintoneのレコード一覧に、ただ住所を並べるだけでは、この「空間的な情報」が完全に抜け落ちてしまいます。

ここで必要なのが、レコードに付与された住所情報を自動で地図上に展開し、視覚的にルートを把握できる機能です。

地図上にピンを立てることで、担当者は「どの家とどの家が近いか」「この地域全体で、どのエリアに訪問が偏りすぎているか」が一目瞭然になります。さらに、ルート検索インターフェースを呼び出せれば、最適な移動順序を事前にシミュレーションすることも可能です。

２. 現場の写真に「手書きの気づき」と「証拠」を重ねる

最も記録の質が問われるのが、「現場の記録」です。

訪問時には、患者様の状態や、薬を置く場所の写真、設備（例えば、薬剤棚や点滴スタンド）の写真を撮ることがあります。

しかし、これらの写真に「ここが狭い」「この場所を指している」「点滴ポンプの目視確認が必要」といった、手書きによるメモを付け加えたい。また、ご家族からの同意書や指示書にサインを取得したい。

kintone標準のファイル添付機能では、写真にコメントを追記することはできません。単に「写真」と「メモ」が別々に存在してしまうため、情報の関連性が失われてしまうのです。

必要なのは、写真データそのものの上に、レイヤーとしてメモや書き込みを重ねられる機能です。

例えば、写真に直接、矢印や丸で「この点滴ラインは要注意」と書き込んだり、図面やフロアマップに「ワゴンはここを避けてください」と書き込めたりすることが可能です。

また、同意書や重要指示書といった法的・業務上重要な書類のサインは、タブレット上で電子署名を取得し、そのサインをレコードに紐づけることで、「誰が、いつ、何を承諾したか」という強い証拠として管理できます。

３. エリアごとの「訪問件数」を俯瞰的に可視化する

在宅訪問は、一地域に留まらず、複数の市区町村にまたがることが一般的です。

管理者側から見ると、「今月は甲子園エリアの訪問件数が異常に多くなってきている。何か特別な要因があるのか？」といった、地域的な傾向や偏りを見つけ出したい時があります。

単に件数を集計するだけでは、「どこ」の件数なのかが分かりません。

そこで役立つのが、地理情報システム（GIS）の考え方を応用した、コロプレス地図の表示です。

都道府県や市区町村といった行政区画を背景とした地図上に、件数や合計、平均値を色分けして表示できます。この地図を見るだけで、どのエリアが業務負荷が高いのか、あるいはどのエリアがサービス提供の空白地帯になっていないかを、経営的な視点から把握できるようになるのです。

この地図は、ただの集計結果ではなく、経営層や地域連携の会議で「現在、弊社が重点的にサービスを提供すべきエリア」を指摘するための、強力な視覚資料になります。

導入を検討する際の「安心感」の視点

ここまで、機能面での拡張性について見てきました。しかし、実務でシステムを導入する際、コストやセキュリティの懸念は必ず出てきます。

もし、他のプラグインやシステムを検討されているなら、以下の2点もぜひ比較検討材料に加えてみてください。

まず、費用面です。多くのkintoneプラグインは月額・年額のサブスクリプションモデルが主流です。しかし、本製品は完全買い切りモデルを採用しているため、ユーザー数や利用期間が増えるほど、長期的なコストメリットが非常に大きくなります。

そして、情報セキュリティ面です。薬剤師の在宅訪問記録には、個人情報や医療情報という、極めて機密性の高いデータが含まれます。そのため、データの外部送信は絶対に避けたいところです。本製品の仕組みは、すべての処理をブラウザ内で行うため、外部サーバーに機密性の高いレコードデータが送信されるリスクがありません。情報セキュリティポリシーが厳しい医療機関や企業様でも、導入しやすい設計になっているのです。

kintoneの持つ「柔軟なワークフロー」に、地図と手書きという「現場のリアリティ」を組み合わせることで、単なる事務管理ツールではなく、「医療連携の重要な意思決定を支援するツール」へと、システムを格上げすることができるでしょう。